Auditierungs- und Zertifizierungsprozess

Auditierungs- und Zertifizierungsprozess der QAL Umweltgutachter GmbH für

Energiemanagementsysteme gem. DIN EN ISO 50001
Umweltmanagementsysteme gem. DIN EN ISO 14001
Qualitätsmanagementsysteme gem. DIN EN ISO 9001


 1. Erstzertifizierung

2. Aufrechterhaltung der Zertifizierung
3. Re-Zertifizierung
4. Erweiterung des Geltungsbereichs
5. Umstellung auf eine neue Norm-Version
6. Aussetzung, Zurückziehung und Einschränkung der Zertifizierung

  1. Erstzertifizierung

1.1. Vorbereitung

1.1.2 Datenerhebung / Antrag

Nimmt ein interessiertes Unternehmen Kontakt zur QAL Umwelt auf, so erhält es den Erfassungsbogen mit der Bitte, die erforderlichen Daten der Organisation einzutragen. Ein bevollmächtigter Vertreter der antragstellenden Organisation hat die erforderlichen Informationen bereitzustellen.

1.1.3 Antragsprüfung und Angebotserstellung

Verfügt die QAL Umwelt über die Kompetenzen, das angefragte Audit durchzuführen, so wird auf Basis der Grunddaten ein schriftliches Angebot erstellt. Liegen die Kompetenzen nicht vor, so wird das interessierte Unternehmen darüber informiert.

Das Angebot beinhaltet den Aufwand für das Zertifizierungsaudit und die folgenden jährlichen Überwachungsaudits innerhalb der 3-jährigen Gültigkeit der Zertifizierung.

Bei der Erstellung des Auditprogramms wird die Größe der Organisation, der Geltungsbereich, die Komplexität des Managementsystems (MS), die Produkte und Prozesse, das dargelegte Niveau der Wirksamkeit des MS sowie die Ergebnisse früherer Audits berücksichtigt.

Die erforderliche Auditzeit wird berechnet (sh. 1.1.5). Reduzierungsmöglichkeiten in Bezug auf die Auditzeiten werden ggf. genutzt.

Zusammen mit dem Angebot werden dem interessierten Unternehmen zwei Exemplare des Vertrags mit den Anlagen zu Standorten, Gebühren und dem Auditprogramm zugeschickt.

Nach der Durchführung des Stufe-1-Audits wird das Angebot von der Zertifizierungsstelle (ZS) überprüft und ggf. modifiziert.

1.1.4 Vertragsabschluss und Zusammenstellung des Auditteams

Wird ein Zertifizierungsvertrag abgeschlossen, stellt die QAL Umwelt das Auditteam zusammen.

Der Kunde erhält den Namen zu jedem Mitglied des Auditteams. Hintergrundinformationen zu den einzelnen Teammitgliedern können angefordert werden.

Der Kunde hat die Möglichkeit, der Benennung eines bestimmten Auditors oder Fachexperten zu widersprechen. Bei einem begründeten Einspruch wird das Auditteam von der ZS neu zusammengestellt.

 1.1.5 Berechnung der Auditdauer

Die Auditdauer wird in Audittagen berechnet, wobei ein Audittag 8 Stunden hat. An einem Tag dürfen max. 10 Stunden Audit absolviert werden. Die Zahl der zugeordneten Audittage wird im Planungsstadium nicht dadurch verringert, dass pro Arbeitstag mehr Arbeitsstunden zugrunde gelegt werden. Reisen (An-, Abreise oder zwischen Standorten) sowie jegliche Unterbrechungen sind nicht in die Dauer des Vor-Ort Audits zur Zertifizierung eingeschlossen.

Der Berechnung der Auditdauer werden die Vorgaben der DAkkS zugrunde gelegt.

In die Berechnung der Basisauditzeit fließen die Anzahl der effektiven Mitarbeiter und die Komplexitätsklasse des Unternehmens ein. Zusätzlich zu der Basisauditzeit sind ggf. Reduzierungen oder Verlängerungen möglich.

Details zu der Auditdauerberechnung werden dem interessierten Unternehmen auf Anfrage zur Verfügung gestellt.

Die effektive Anzahl der Mitarbeiter schließt alle Personen ein, die in den Zertifi-zierungsbereich eingebunden sind: Vollzeitbeschäftigte, alle Schichtarbeiter, Teilzeitbeschäftigte, nicht fest angestellte Mitarbeiter (z.B. Vertragspartner).

Die effektive Anzahl der Mitarbeiter berechnet sich als Summe folgender Aspekte:

Anzahl der Vollzeitmitarbeiter

- abzüglich 2/3 der Anzahl der Vollzeitmitarbeiter mit einfachen Tätigkeiten (z.B. Reinigungskräfte, Sicherheitskräfte, Transport, Verkauf, Call Center, etc.), inkl. Auszubildenden. Begründung: Mitarbeiter mit einfachen/sich wiederholenden Tätigkeiten haben keinen direkten Einfluss auf die Steuerung energie-/umweltrelevanter Prozesse.

+ zuzüglich Anzahl der Teilzeitmitarbeiter umgerechnet auf Vollzeit (40 Std./Wo): Anzahl der Ge-samtwochenstunden aller Teilzeitkräfte geteilt durch 40 Std.

- abzüglich 2/3 der Anzahl der Teilzeitmitarbeiter mit einfachen Tätigkeiten (z.B. Reinigungskräfte, Sicherheitskräfte, Transport, Verkauf, Call Center, etc.) umgerechnet auf Vollzeit (40 Std./Wo)

= effektive Anzahl der Mitarbeiter

1.2. Audittätigkeiten


1.2.1 Voraudit

Optional wird ein Voraudit durch ein Mitglied des späteren Auditteams durchgeführt.

Ein Voraudit dient dazu, mögliche Schwachstellen zu identifizieren.

Über die Ergebnisse des Voraudits wird ein Bericht erstellt.

1.2.2 Zertifizierungsaudit

Das Erstzertifizierungsaudit wird in zwei Stufen durchgeführt.

Stufe 1-Audit

Das Erstzertifizierungs-Audit der Stufe 1 ist durchzuführen, um

a) die Managementsystem-Dokumentation des Kunden zu auditieren,

b) den Standort und die standortspezifischen Bedingungen des Kunden zu beurteilen sowie Diskussionen mit dem Personal der Organisation des Kunden zu führen, um die Bereitschaft für das Audit Stufe 2 zu ermitteln,

c) den Status des Kunden zu bewerten sowie das Verständnis bezüglich der Anforderungen der Norm, insbesondere im Hinblick auf die Identifizierung von Schlüsselleistungen bzw. bedeutsamen Aspekten, Prozessen, Zielen und das Betreiben des MS,

d) notwendige Informationen zu sammeln bezüglich des Geltungsbereichs des MS, der Prozesse und des/der Standorts(e) des Kunden sowie zugehörige gesetzliche und behördliche Aspekte und deren Einhaltung (z. B. Qualitäts-, Umwelt-, rechtliche Aspekte der Tätigkeiten des Kunden, damit verbundene Risiken bzw. energierechtliche Aspekte der Tätigkeiten des Kunden, damit verbundene Risiken usw.),

e) die Zuteilung der Ressourcen für Audits der Stufe 2 zu bewerten sowie die Einzelheiten der Audits der Stufe 2 mit dem Kunden abzustimmen,

f) einen Schwerpunkt für die Planung des Audits der Stufe 2 zu schaffen, indem ausreichendes Verständnis des MS des Kunden sowie zu den Standorttätigkeiten zusammen mit möglichen signifikanten Aspekten erlangt werden,

g) zu beurteilen, ob die internen Audits und Managementbewertungen geplant und durchgeführt werden, ob die Führungskräfte und Mitarbeiter geschult sind und dass der Grad der Umsetzung des MS belegt, dass der Kunde für das Audit der Stufe 2 bereit ist.

Um die oben genannten Ziele zu erreichen, werden i.d.R. mindestens Teile des Audits der Stufe 1 auf dem Betriebsgelände des Kunden durchgeführt.

Abweichungen aus der Stufe 1 werden dokumentiert und dem Kunden mitgeteilt, einschließlich der Hinweise zu identifizierten Schwachstellen, die während des Audits der Stufe 2 als Nichtkonformität eingestuft werden könnten.

Bei der Ermittlung des Abstands zwischen Stufe 1 und Stufe 2 finden die Erfordernisse des Kunden Berücksichtigung, um Lösungen zu Schwachstellen, die während des Audits der Stufe 1 identifiziert wurden, zu finden. Es kann für die ZS auch erforderlich sein, ihre Festlegungen für das Audit der Stufe 2 zu überarbeiten. Bei bedeutenden Änderungen, die das Managementsystem des Kunden beeinflussen, ist zu prüfen, ob die Stufe 1 oder Teile davon zu wiederholen sind. Der Kunde ist zu informieren, ob die Ergebnisse der Stufe 1 zu einer Verschiebung oder zu einer Stornierung der Stufe 2 führen.

Im Rahmen des Stufe 1-Audits eines integrierten MS bestätigt das Auditteam die Integrationsebene des MS. Die ZS passt ggf. die ursprünglich vorgegebene Auditdauer an.

Stufe-2-Audit

Der Zweck des Erstzertifizierungs-Audits der Stufe 2 ist es, die Umsetzung einschließlich der Wirksamkeit des Managementsystems des Kunden zu bewerten. Das Audit der Stufe 2 findet an dem/den Standort/en des Kunden statt. Es umfasst mindestens das Folgende:

a) Informationen und Nachweise über die Konformität mit allen Anforderungen der anwendbaren MS-Norm und anderen normativen Dokumenten;

b) Überwachung der Leistung, Messung, Berichterstellung und Überprüfung nach Schlüsselleistungs-Zielen und -Vorgaben (übereinstimmend mit den Erwartungen in der anzuwendenden MS-Norm oder anderen normativen Dokumenten);

c) das Managementsystem des Kunden und dessen Leistungsfähigkeit in Bezug auf Gesetzestreue;

d) Betriebssteuerung/-lenkung der Prozesse des Kunden;

e) internes Auditieren und Managementbewertung;

f) Verantwortlichkeit der Leitung für die grundsätzlichen Regelungen des Kunden;

g) Verbindungen zwischen normativen Anforderungen, Politik, Leistungszielen und -vorgaben (übereinstimmend mit den Erwartungen in der anzuwendenden MS-Norm oder anderen normativen Dokumenten), alle anwendbaren gesetzlichen Anforderungen, Verantwortlichkeiten, Kompetenz des Personals, Tätigkeiten/Arbeitsweise, Verfahren, Leistungsdaten und Feststellungen sowie Schlussfolgerungen aus internen Audits.

Das Auditteam analysiert alle während der Audits der Stufe 1 und der Stufe 2 erfassten Informationen und Auditnachweise, um die Auditfeststellungen zu bewerten und sich auf Auditschlussfolgerungen zu einigen. Ein entsprechender Auditbericht wird erstellt.

1.3. Zertifizierungsverfahren


Wurden im Rahmen des Audits Nichtkonformitäten festgestellt, so hat der Kunde der ZS innerhalb einer Frist entsprechende Korrekturen und Korrekturmaßnahmen vorzulegen. Diese werden von einer verantwortlichen Person der QAL Umwelt bewertet, um festzustellen, ob sie annehmbar sind. Die Wirksamkeit aller durchgeführten Korrekturen und Korrekturmaßnahmen wird verifiziert. Die erlangten Nachweise, die zeigen, dass die Nichtkonformitäten behoben wurden, werden aufgezeichnet.

Die Verifizierung der Wirksamkeit der Korrekturen und Korrekturmaßnahmen kann aufgrund einer Überprüfung der vom Kunden bereitgestellten Dokumentation oder bei Bedarf durch Verifizierung vor Ort erfolgen.

Der Kunde wird über das Ergebnis der Überprüfung und Verifizierung informiert.

Bei Vorliegen von Nichtkonformitäten mit D-Bewertung (Major) kann die Zertifizierungsentscheidung erst nach Vorliegen der Nachweise zur Umsetzung der Korrekturmaßnahmen getroffen werden.

Kann durch die ZS die Umsetzung der getroffenen Korrekturmaßnahmen bei Major-Bewertungen (D-Abweichung) nicht innerhalb einer Frist von 6 Monaten nach dem letzten Tag des Stufe-2 Audits verifiziert werden, so ist ein erneutes Audit der Stufe 2 durchzuführen. Die Zertifizierung ist erst nach positivem Abschluss des erneuten Audits möglich.

Nach erfolgreicher Zertifizierung wird dem zertifizierten Kunden ein Zertifikat ausgestellt.

Die QAL Umwelt fordert von ihren Kunden, dass bezüglich des Verweises auf Zertifizierung bestimmte Punkte eingehalten werden. Diese Punkte sind im geschlossenen Dienstleistungsvertrag enthalten.

 2. Aufrechterhaltung der Zertifizierung

2.1. Überwachungsaudits

Überwachungsaudits werden mindestens einmal im Jahr durchgeführt.

Vor der Durchführung des Überwachungsaudits ist vom Kunden das Formular „Aktualisierung Erfassungsbogen“ aktuell auszufüllen, um alle die Zertifizierungsbasis betreffenden Änderungen der QAL Umwelt mitzuteilen (z. B. größere organisatorische Änderungen oder Veränderung der Personenzahl).

Das Datum des ersten Überwachungsaudits, das der Erstzertifizierung folgt, liegt nicht mehr als 12 Monate nach dem letzten Tag des Audits der Stufe 2. Spätestens 3 Monate nach diesem Solltermin erfolgt die Bestätigung der Zertifizierung durch die QAL Umwelt.

Alle folgenden Überwachungen sind innerhalb eines Zeitfensters von 3 Monaten vor und nach dem Jahresstichtag (der Jahresstichtag bezieht sich auf den letzten Audittag des Zertifizierungs- oder Wiederholungsaudits) durchzuführen und abzuschließen. Der Abschluss der Überwachung ist definiert mit der Überprüfung des Überwachungsberichts und der positiven Entscheidung zur Aufrechterhaltung der Zertifizierung. Bei Überschreitung dieser Frist ist die Zertifizierung auszusetzen.

Überwachungsaudits sind Vor-Ort Audits, stellen aber nicht notwendigerweise vollständige Systemaudits dar und werden zusammen mit den anderen Überwachungstätigkeiten geplant, so dass die QAL Umwelt das Vertrauen aufrecht erhalten kann, dass das zertifizierte Managementsystem zwischen den Re-Zertifizierungsaudits weiterhin die Anforderungen erfüllt.

Die antragstellende Organisation wird rechtzeitig, d. h. mindestens 1 Monat im Voraus, von dem geplanten Überwachungsaudit durch die QAL Umwelt in Kenntnis gesetzt.

Der für das Überwachungsaudit beauftragte Auditor stimmt rechtzeitig den Termin des Überwachungsaudits mit der zu auditierenden Organisation ab.

 3. Re-Zertifizierung

Vor der Durchführung des Re-Zertifizierungsaudits ist vom Kunden das Formular „Aktualisierung Erfassungsbogen“ aktuell auszufüllen, um alle die Zertifizierungsbasis betreffenden Änderungen der QAL Umwelt mitzuteilen (z. B. größere organisatorische Änderungen oder Veränderung der Personenzahl).

Die Re-Zertifizierungsverfahren sollen eine Anschlusszertifizierung ermöglichen, z.B. durch frühzeitige Kontaktaufnahme, Vertragserneuerung, Auditplanung. Dabei erfolgt die Re-Zertifizierung in einem Zeitfenster von +/- 3 Monaten zum Ablaufdatum unter der Bedingung, dass das Re-Zertifizierungsaudit vor dem Ablaufdatum des Zertifikates erfolgt ist und das Folgezertifikat an das bisherige Zeitintervall anschließt.

Wird das Re-Zertifizierungsverfahren vor Ablauf der bestehenden Zertifizierung abgeschlossen, schließt die Laufzeit des neuen Zertifikats direkt an das bestehende an. Das Ausstellungsdatum darf nicht vor dem Daum der Re-Zertifizierungsentscheidung liegen.

Ergänzend hierzu gilt:

Kann das Re-Zertifizierungsverfahren erst nach Ablauf der bestehenden Zertifizierung abgeschlossen werden (aber innerhalb von 6 Monaten nach Ablauf), resultiert das in einer Lücke in der Zertifizierung des Unternehmens. Die Gültigkeit des neuen Zertifikats beginnt mit dem Datum der Re-Zertifizierungsentscheidung und endet 3 Jahre nach Ablaufdatum des vorherigen Zertifikats, d.h. der Zertifizierungszyklus bleibt bestehen.

Kann das Re-Zertifizierungsverfahren nicht innerhalb von 6 Monaten nach Ablauf der aktuellen Zertifizierung abgeschlossen werden, ist ein erneutes Erstzertifizierungsaudit der Stufe 2 erforderlich. Es beginnt ein neuer Zertifizierungszyklus auf Basis der Zertifizierungsentscheidung nach dem Stufe 2 Audit.

Beginnt das Re-Zertifizierungsverfahren erst nach Ablauf des Zertifikats, ist ein volles Erstzertifizierungsverfahren (mit Stufe 1 und Stufe 2) erforderlich.

Ein Re-Zertifizierungsaudit wird geplant und durchgeführt, um die anhaltende Erfüllung aller Anforderungen der maßgeblichen Managementsystem-Norm zu beurteilen. Zweck des Re-Zertifizierungsaudits ist es, die kontinuierliche Konformität und Wirksamkeit des Managementsys-tems als Ganzes sowie seiner anhaltenden Bedeutung und Anwendbarkeit auf den Geltungsbereich der Zertifizierung zu bestätigen.

Das Re-Zertifizierungsaudit berücksichtigt auch die Leistungsfähigkeit des Managementsystems über den Zeitraum der Zertifizierung und beinhaltet eine Überprüfung früherer Auditberichte zu Überwachungsaudits.

Tätigkeiten zu Re-Zertifizierungsaudits können ein Audit der Stufe 1 erfordern, wenn es signifikante Änderungen im Managementsystem, beim Kunden oder im Zusammenhang mit der Arbeitsweise des Managementsystems gibt (z. B. Veränderungen in der Gesetzgebung).

Das Re-Zertifizierungsaudit beinhaltet ein Vor-Ort-Audit.

Wenn während eines Re-Zertifizierungsaudits Fälle von Nichtkonformitäten oder mangelnde Nachweise für die Konformität identifiziert werden, so bestimmt die QAL Umwelt Fristen für umzusetzende Korrekturen und Korrekturmaßnahmen noch vor Ablauf der Zertifizierung.

Die QAL Umwelt trifft Entscheidungen über die Erneuerung der Zertifizierung auf der Grundlage der Ergebnisse des Re-Zertifizierungsaudits sowie der Ergebnisse aus der Bewertung des Systems über den Zeitraum der Zertifizierung und der von den Nutzern der Zertifizierung erhaltenen Beschwerden.

Ein entsprechender Auditbericht wird erstellt.

 4. Erweiterung des Geltungsbereichs


Die QAL Umwelt nimmt als Konsequenz auf eine beantragte Erweiterung des Geltungsbereichs einer schon erteilten Zertifizierung eine Bewertung des Antrags vor und legt alle erforderlichen Audittätigkeiten fest, um zu entscheiden, ob eine Erweiterung erteilt werden kann oder nicht. Dies kann im Zusammenhang mit einem Überwachungsaudit erfolgen.

 5. Umstellung auf eine neue Normversion


Nach Veröffentlichung einer neuen Norm Version (z.B. DIN EN ISO 14001:2015) ist eine Übergangsfrist festgelegt innerhalb derer die Umstellung der Unternehmen erfolgen muss.

Die Umstellung kann im Rahmen von Überwachungsaudits, RE-Zertifizierungsaudits oder Sonderaudits erfolgen. Der Zeitpunkt wird zwischen der QAL Umwelt und dem Unternehmen abgestimmt.

Die Umstellung des Unternehmens wirkt hat Auswirkungen auf die Dauer des betreffenden Audits. Erfolgt die Umstellung im Rahmen einer Re-Zertifizierung beträgt der Aufschlag 10% der regulär berechneten Auditdauer, mindestens jedoch 0,25 Audittage vor Ort. Erfolgt die Umstellung im Rahmen eines Überwachungsaudits beträgt der Aufschlag 20% der regulär berechneten Auditdauer, mindestens jedoch 0,5 Audittage vor Ort. In begründeten Fällen sind Ausnahmen von dieser Vorgabe möglich.

Aufgrund der Übergangsfrist muss ggf. die Gültigkeit eines bestehenden Zertifikates verkürzt werden (z.B. ein Zertifikat nach der DIN EN ISO 14001:2008 auf den 14.09.2018 als Frist für die Umstellung auf die DIN EN ISO 14001:2015). Nach Abschluss der Umstellung des Unternehmens erhält das Unternehmen ein Zertifikat nach der neuen Version mit der ursprünglichen Laufzeit.

 6. Aussetzung, Zurückziehung und Einschränkung der Zertifizierung

6.1. Aussetzung

Die Aussetzung der Zertifizierung erfolgt beispielsweise, wenn:

  • ein zertifiziertes Managementsystem eines Kunden die Zertifizierungsanforderungen – einschließlich der Anforderungen an die Wirksamkeit des Managementsystems – dauerhaft oder schwerwiegend nicht erfüllt,
  • der zertifizierte Kunde die Durchführung der Überwachungs- oder Re-Zertifizierungsaudits, die in der erforderlichen Häufigkeit durchzuführen sind, nicht gestattet, oder
  • der zertifizierte Kunde freiwillig um eine Aussetzung gebeten hat.

Bei Aussetzung ist die Zertifizierung des Managementsystems des Kunden zeitweise außer Kraft gesetzt. Im Falle einer Aussetzung muss es der Kunde unterlassen, weiterhin für seine Zertifizierung zu werben. Der Status der Aussetzung der Zertifizierung wird von der QAL Umwelt öffentlich zugänglich gemacht. Von der QAL Umwelt werden weitere Maßnahmen ergriffen, die sie als angemessen erachtet.

Wenn die Probleme, die zur Aussetzung geführt haben, in einem von der QAL Umwelt vorgegebenen Zeitraum (i.d.R. max. 6 Monate) nicht gelöst worden sind, führt dies zur Zurückziehung oder Einschränkung des Geltungsbereichs der Zertifizierung.

 6.2. Einschränkung des Geltungsbereichs

 Der Geltungsbereich des Zertifikats des Kunden wird eingeschränkt, um diejenigen Teile auszu-schließen, die die Anforderungen nicht erfüllen, wenn der zertifizierte Kunde es dauerhaft oder schwerwiegend versäumt hat, die Zertifizierungsanforderungen für diese Teile des Geltungsbereichs der Zertifizierung zu erfüllen. Eine solche Einschränkung erfolgt in Übereinstimmung mit den Anforderungen der für die Zertifizierung verwendeten Norm.

 6.3. Zurückziehung der Zertifizierung

 Eine Zurückziehung der Zertifizierung durch die QAL Umwelt erfolgt, wenn

  • die Probleme, die zur Aussetzung geführt haben, in einem von der QAL Umwelt vorgegebenen Zeitraum (i.d.R. max. 6 Monate) nicht gelöst worden sind
  • der Dienstleistungsvertrag zwischen der Organisation und der QAL Umwelt durch die Organisa-tion gekündigt wird
  • die Organisation die Normanforderungen auch nach Ablauf der vereinbarten Frist nicht erfüllt
  • die Organisation ihre Tätigkeit einstellt

 Die Organisation wird aufgefordert, das Zertifikat zurückzusenden und jede weitere Verwendung aller Werbematerialien zu unterlassen, die einen Verweis auf seinen zertifizierten Status enthalten.

 Auf Anfrage einer beliebigen Seite gibt die QAL Umwelt den Zertifizierungsstatus des Managementsystems des Kunden richtig als ausgesetzt, zurückgezogen oder eingeschränkt an